INFORMATIVA PRIVACY PER LA COMUNICAZIONE DI ADESIONE DELL’IMPRESA AL FONDO FORMAZIENDA

PREMESSE

La presente informativa è redatta ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, di seguito, per brevità, “Regolamento UE” o “GDPR”, in materia di protezione delle persone fisiche relativamente al trattamento dei dati personali, nonché delle disposizioni applicabili del Codice in materia di protezione dei dati personali, D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni.

La presente informativa è rivolta al legale rappresentante dell’impresa, o all’eventuale procuratore munito di idonei poteri di rappresentanza, che comunica e conferma al Fondo Formazienda la volontà dell’impresa di aderire al Fondo.

PRIVACY POLICY

La presente informativa descrive le modalità con cui Formazienda tratta i dati personali del legale rappresentante, o dell’eventuale procuratore, acquisiti nell’ambito della comunicazione di conferma della volontà di adesione dell’impresa al Fondo.

DEFINIZIONI

Al fine di agevolare la comprensione della presente informativa, si riportano le seguenti definizioni, ai sensi dell’art. 4 del Regolamento UE:

“trattamento”: qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, quali raccolta, registrazione, consultazione, utilizzo, conservazione, comunicazione, modifica o cancellazione;

“dato personale”: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Nell’ambito della presente informativa, sono dati personali, a titolo esemplificativo, il nome e cognome del legale rappresentante o procuratore, i dati di contatto, gli estremi del documento di identità, la firma e le informazioni contenute nella comunicazione di adesione e nei relativi allegati;

“Titolare del trattamento”: il soggetto che determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Formazienda, Fondo paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua, riconosciuto dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con sede in Crema, Via Lucrezio Caro n. 67 a Roma, codice fiscale 91031030199.

Il Titolare può essere contattato ai seguenti recapiti:

• e-mail: direzione@formazienda.com;
• PEC: relazioniesterne@pec.formazienda.com ;
• telefono: 0373 472168.

 

CATEGORIE E TIPI DI DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO  

Nell’ambito della comunicazione di conferma della volontà di adesione dell’impresa al Fondo, Formazienda può trattare i seguenti dati personali del legale rappresentante o dell’eventuale procuratore:

• nome e cognome;
• luogo e data di nascita;
• qualifica e ruolo ricoperto nell’impresa;
• dati di contatto, quali indirizzo e-mail, PEC e numero di telefono;
• firma autografa o digitale;
• estremi e copia del documento di identità;
• dati contenuti nell’eventuale procura o altro documento comprovante i poteri di rappresentanza;
• dati contenuti nella comunicazione PEC e nei relativi allegati;
• ogni altro dato personale eventualmente fornito dall’interessato e necessario alla verifica della comunicazione di adesione.

Formazienda tratta i dati relativi all’impresa rappresentata, quali ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, matricole INPS, e informazioni contenute nella denuncia contributiva.

Tali dati, quando riferiti a una persona giuridica, non costituiscono dati personali ai sensi del GDPR, salvo che consentano di identificare, anche indirettamente, una persona fisica.

Non è richiesto all’interessato di comunicare categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del GDPR o dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 del GDPR. L’interessato è pertanto invitato a non trasmettere tali informazioni, salvo che ciò sia strettamente necessario e previsto dalla normativa applicabile.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

1. ricevere, protocollare e gestire la comunicazione con cui il legale rappresentante, o l’eventuale procuratore, conferma la volontà dell’impresa di aderire al Fondo Formazienda;
2. verificare l’identità e i poteri di rappresentanza del soggetto che effettua la comunicazione;
3. verificare la completezza, la correttezza e la coerenza della documentazione trasmessa rispetto alle informazioni contenute nei flussi contributivi e nelle banche dati disponibili;
4. accertare l’effettiva volontà dell’impresa di aderire al Fondo e aggiornare la relativa posizione negli archivi e nei sistemi informativi di Formazienda;
5. richiedere eventuali integrazioni o chiarimenti e comunicare all’impresa l’esito delle verifiche effettuate;
6. adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile, dalle Linee guida approvate con Decreto Direttoriale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 227 dell’11 maggio 2026 e dalle disposizioni emanate dalle autorità competenti;
7. consentire lo svolgimento delle attività amministrative, contabili, di controllo, vigilanza, rendicontazione, trasparenza e gestione del contenzioso connesse all’adesione;
8. accertare, esercitare o difendere un diritto del Fondo in sede giudiziaria, amministrativa o stragiudiziale.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali è effettuato sulla base:

• dell’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR;
• dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri, ove applicabile, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera e), del GDPR;
• del perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla corretta identificazione del soggetto dichiarante, alla verifica dell’effettiva volontà di adesione dell’impresa, alla prevenzione di errori, abusi o contestazioni e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR;
• dell’esecuzione di misure adottate su richiesta dell’impresa interessata e della gestione del rapporto derivante dall’adesione al Fondo, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR, ove applicabile al trattamento dei dati della persona fisica che agisce in nome e per conto dell’impresa.

Il trattamento non è basato sul consenso dell’interessato.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati richiesti è necessario per consentire al Fondo di identificare il soggetto dichiarante, verificarne i poteri di rappresentanza e gestire la conferma della volontà di adesione dell’impresa.

Il mancato conferimento, il conferimento incompleto o la mancata trasmissione della documentazione richiesta può impedire al Fondo di completare le verifiche e di registrare la conferma della volontà di adesione dell’impresa.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.

Il trattamento è effettuato dal personale di Formazienda autorizzato e adeguatamente istruito, nonché dagli eventuali soggetti esterni nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

I dati sono trattati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.

Formazienda adotta misure tecniche e organizzative adeguate a prevenire la perdita, la distruzione, l’alterazione, l’uso illecito o non corretto dei dati e l’accesso non autorizzato agli stessi anche secondo quanto prescritto dall’art. 32 del G.D.P.R.

DESTINATARI DEI DATI

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari al perseguimento delle finalità sopra indicate:

• al personale e ai collaboratori di Formazienda autorizzati al trattamento;
• ai fornitori di servizi informatici, telematici, di protocollazione, archiviazione, conservazione documentale e assistenza tecnica, nominati, ove necessario, responsabili del trattamento;
• a consulenti legali, amministrativi, fiscali, revisori, organismi di controllo e altri professionisti vincolati da obblighi di riservatezza;
• all’INPS, al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e alle altre amministrazioni, autorità o organismi competenti, quando la comunicazione sia prevista dalla legge, da disposizioni regolamentari o sia necessaria per lo svolgimento delle rispettive funzioni istituzionali;
• all’autorità giudiziaria, agli organi di polizia giudiziaria e alle autorità di controllo, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali non sono oggetto di diffusione, salvo che la pubblicazione sia espressamente prevista da una disposizione normativa.

I dati possono essere trattati anche da soggetti esterni che forniscono servizi a Formazienda e che, ove necessario, sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati personali e la documentazione relativa alla comunicazione di adesione sono conservati per tutta la durata dell’adesione dell’impresa al Fondo e, successivamente, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi normativi, amministrativi, contabili, di controllo, vigilanza, rendicontazione e tutela dei diritti del Fondo (10 anni).

I dati possono essere conservati per un periodo ulteriore in caso di verifiche, ispezioni, contenziosi o richieste delle autorità competenti, fino alla definitiva conclusione dei relativi procedimenti (10 anni).

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati, anonimizzati o resi non accessibili, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

 

PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

I dati personali non sono sottoposti a processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Eventuali controlli automatizzati sulla completezza o coerenza dei dati sono sottoposti alla verifica del personale incaricato.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR e delle disposizioni applicabili del Codice Privacy, l’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, i seguenti diritti:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
• accedere ai propri dati personali e ottenere informazioni sulle finalità del trattamento, sulle categorie di dati trattati, sui destinatari, sul periodo di conservazione, sull’origine dei dati e sull’eventuale esistenza di processi decisionali automatizzati;
• ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, purché ciò non leda i diritti e le libertà altrui;
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati personali, quando ricorrono le condizioni previste dall’art. 17 del GDPR e fatti salvi gli obblighi normativi di conservazione;
• ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;
• opporsi al trattamento effettuato sulla base dell’interesse legittimo o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nei limiti previsti dall’art. 21 del GDPR;
• ricevere i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro titolare, quando il trattamento sia basato sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati;
• non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o incida significativamente sulla propria persona, nei casi previsti dall’art. 22 del GDPR.

Il diritto alla cancellazione, il diritto di opposizione e il diritto alla portabilità possono non trovare applicazione quando il trattamento sia necessario per adempiere un obbligo legale, per eseguire un compito di interesse pubblico, per accertare, esercitare o difendere un diritto o quando non ricorrano gli ulteriori presupposti stabiliti dal GDPR.

Poiché il trattamento descritto nella presente informativa non è basato sul consenso, non trova applicazione il diritto alla revoca del consenso.

MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Per l’esercizio dei propri diritti o per ottenere informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali, l’interessato può contattare Formazienda con una delle seguenti modalità:

• mediante il servizio postale, all’indirizzo: Formazienda, Via Lucrezio Caro n. 67 – 00193 Roma, all’attenzione del Responsabile della protezione dei dati;
• mediante e-mail, all’indirizzo del Responsabile della protezione dei dati: dpo@formazienda.com.

Il Titolare può richiedere le informazioni necessarie a verificare l’identità del soggetto che esercita i diritti.

DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Ai sensi dell’art. 77 del GDPR e delle disposizioni applicabili del Codice Privacy, l’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei dati che lo riguardano avvenga in violazione della normativa applicabile https://www.garanteprivacy.it/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali/reclamo .

Resta salva la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA

Formazienda può modificare o aggiornare la presente informativa in conseguenza di variazioni normative, organizzative o delle modalità di trattamento.

La versione aggiornata dell’informativa è resa disponibile sul sito istituzionale di Formazienda o comunicata agli interessati mediante modalità adeguate.